Zomerreces - tijd voor een sprookje

Er was eens een verpleegkundige, Pien, die door buitengewoon goed te zijn in haar vak, ogenschijnlijk plotsklaps de rol van voorzitter Raad van Bestuur opgeplakt kreeg. Dat was natuurlijk niet echt plotsklaps gegaan en ze kreeg ook niets cadeau, daar had zij heel veel voor moeten doen. Maar in sprookjes kan alles, toch?

Intensief samenwerken

Als verpleegkundige was Pien gewend intensief samen te werken met haar team. Samenwerken betekende immers altijd dat de kans op gezond overleven voor zowel cliënt als verpleegkundige groter was.

Doordat zij elkaar goed en makkelijk wisten te vinden, konden zij snel werken en wist iedereen wat er bij welke cliënt speelde. De ervaren collega’s ondersteunden de minder ervaren collega’s.

Tijden veranderden. Het aantal cliënten steeg, financiële afhandeling werd anders, zo ook de verantwoording. Meer en meer werd geautomatiseerd. Het was rond die tijd dat onze verpleegkundige de rol voorzitter Raad van Bestuur kreeg.

Netwerkorganisatie in de regio

Pien wilde heel graag intensief blijven samenwerken, ook buiten de eigen organisatie, mede met andere disciplines. Zo werd werk verdeeld en (vakinhoudelijke) krachten gebundeld. De netwerkorganisatie was groeiende. Een geweldige cliëntgerichte ontwikkeling. Mooie stappen, de toekomst zag er rooskleurig uit.

Het afstemmen over cliënten werd er echter niet makkelijker op. Daar gegevens elektronisch ook met de cliënt en zijn naasten gedeeld moesten worden, betekende dit een paar fikse uitdagingen erbij. Bijna overal werkten de teams al een aantal jaar in elektronische cliënten dossiers, dus dat liep binnen de eigen organisatie best heel goed. Het delen van diezelfde gegevens buiten de eigen organisatie bleek toch wel andere koek.

Gegevensoverdracht

Pien was gewend altijd om zich heen te kijken en dat wat ze zag te combineren met en te vertalen naar haar eigen situatie. Dus de elektronische gegevensoverdracht, door de overheid flink gestimuleerd met subsidies en programma’s, paste goed. Pien wilde zeker graag gegevens van en over cliënten elektronisch uitwisselen, zodat er altijd sprake zou zijn van de juiste gegevens op het juiste moment op de juiste plaats.

Pien stimuleerde de netwerkorganisatie in hun regio om dit samen snel te gaan regelen. Gelukkig konden ze al direct gebruik maken van een aantal landelijk ontwikkelde standaarden: de informatiestandaarden met zorginformatiebouwstenen (zibs). En het interoperabiliteitsmodel van Nictiz paste daar als architectuur prima bij. Dit alles zou hen veel gedoe en werk schelen.

In één van de eerste regionale afstemmingen over die standaarden bleek dat niet iedereen wist of die zibs al gebruikt werden in de eigen organisatie. Toen Pien de vraag stelde of iedereen klaar was om die te gaan gebruiken bleef het stil.

Privacy en informatiebeveiliging

Een bijkomend punt van aandacht was natuurlijk de privacy en daarmee de informatiebeveiliging. Pien was volop bezig hun managementsysteem NEN7510 te certificeren. Hoe was die situatie in de regio? Een enkeling bleek er mee bezig, de rest dacht conform NEN7510 te werken. Dat viel wat tegen. Pien werkte altijd vanuit vertrouwen, en dat was er ook wel. Maar met al die elektronische overvallen, gijzelingen en hackers was het noodzakelijk meer zekerheid aan elkaar te vragen. Daar moest een plan voor komen. De anderen werden er niet vrolijk van. ‘Wat een gedoe, al die ICT, dat is toch niet meer leuk?’ werd er gemompeld. ‘ICT zou dit toch eigenlijk moeten oplossen, niet wij?’.

Pien, altijd al geïnteresseerd in stoïcijnse filosofie, nuanceerde dit en haalde Seneca aan:

De wijze doet niets tegen zijn zin. Hij ontsnapt aan alle noodzaak, want waartoe die hem dwingen zal, dat wil hij zelf

Dat plan om samen te werken aan certificering conform diverse NEN-normen, kwam er. En daaruit bleek dat het samen werken en kennis delen op het vlak van de informatiehuishouding veel energie gaf, veel gedoe oploste, iedereen werd blij. Natuurlijk een hele klus. Veel van het ervaren gedoe zat in de onbekendheid met het nieuwe. Dat structureel delen en samen leren versterkte de samenwerking en het samen groeien.

Samen werken is samen weten

Gedetailleerde vastlegging en analyse van gegevens, privacy afspraken, applicaties en koppelingen, dit werd veel sneller gerealiseerd dan verwacht. Als immers iets eenmaal gerealiseerd was voor de één, dan rolden de anderen het daarna veel sneller uit. En dat gold voor alles in alle 5 de lagen van het interoperabiliteitsmodel. Het roer ging steeds verder en sneller om. De hele informatiehuishouding van de regio werd gedeeld en beschikbaar gesteld aan elkaar. En door die uitwerking te zien, werd de vervolgstap steeds makkelijker om te zetten.

De realisatie overtrof ieders verwachtingen. De kennisuitwisseling over informatiestandaarden, de informatiebeveiliging, over zibs, over uitwisselingsprofielen: het doorgronden bleek niet zo moeilijk, alles werd gedeeld en herbruikt. Ieder kon staan en leunen op de schouders van elkaar. Het natuurlijke vertrouwen in elkaar werd onderbouwd met helder en aantoonbaar inzicht. Pien was er erg blij mee.

En het mooiste van alles? Pien zag dat hun wens om continu te verbeteren nog nooit zo eenvoudig werd gerealiseerd. Want, zo zag zij, niemand hoefde nog lang uit te zoeken hoe iets zat. Iedereen had immers het meeste al samen in beeld. Waardoor alle energie en tijd direct gestoken kon worden in verbeteren en optimaliseren.

Nu investeren, samen op pad gaan, betekende veel tijdwinst in de toekomst. Dat had Pien voorzien, de anderen had ze moeten overtuigen. Je moet dat kunnen begrijpen om het te zien, zei Johan Cruijff dat niet?

Je gaat het pas zien als je het doorhebt

Ik lees ook graag sprookjes

Ik geloof in de kracht van hun vertelling en daarmee in de kern van hun boodschap. Een veranderde werkelijkheid vraagt echt om anders werken. Samen werken vraagt anders werken. Zie jij dat ook? Omarm de informatiehuishouding, loop er niet voor weg. Doorgrond de complexiteit en maak samen werk van anders werken. Alleen zo kunnen wij samen onze toekomstige uitdagingen aan.

Praten we dan een keertje hierover door in lijn met Marcus Aurelius?