De kracht van eenvoud

We kennen het allemaal: software met een grote hoeveelheid aan mogelijkheden die je waarschijnlijk nooit allemaal gebruikt. In plaats van te kijken hoe je al deze mogelijkheden moet gebruiken, kun je ook andersom redeneren. Wat wil je bereiken met deze software en hoe kun je het zo eenvoudig mogelijk inrichten?

Wij zijn zeker bekend met en gewend om zorgsoftware optimaal in te richten en te beheren. Maar zorgorganisaties hebben uiteraard ook andere software in huis. We ondersteunen hen dus ook bij de optimalisatie van bedrijfsprocessen en software voor HRM, salaris- en financiële administratie. Veel zorgorganisaties gebruiken hiervoor AFAS Profit en deze applicatie kennen wij goed, wij gebruiken Profit ook zelf. AFAS software is op veel verschillende manieren in te richten en je moet er echt induiken om het goed te doorgronden. De keerzijde van die flexibiliteit is dat er de nodige valkuilen zijn: verdwalen in de mogelijkheden. Oftewel: hoe richt je deze software optimaal in en hoe maak je de juiste koppelingen naar andere software?

Van voor naar achter kennen

Voordat je daar goed antwoord op kunt geven is het belangrijk dat je de software van voor naar achter kent. Anders verzandt de inrichting al snel in een proces van uitzoeken wat wel en niet kan. Detailkennis van applicatie en proces is nodig om de goede keuzes te maken. Daarbij gaan wij voor de kracht van eenvoud: we zorgen dat we de kennis van de software hebben en vertalen dat naar een zo eenvoudig mogelijk werkproces. Daarvoor gebruiken we ook de onderdelen van workflows uit Profit en InSite, dat als het ware als een webschil over Profit heen ligt.

Een goed begin is het halve werk, dus goede gesprekken aan het begin van een analyse en de implementatie voeren wij altijd. Daarmee krijgen we duidelijk waarom je deze software gebruikt en wat je met de software wilt bereiken. Onze uitdaging is het om de applicatie samen met het bedrijfsproces vervolgens zo eenvoudig mogelijk in te richten. Daarbij stellen wij onszelf altijd de vraag: hoe zorg je er in een bedrijfsproces voor dat je zo min mogelijk handelingen hoeft te verrichten en zo min mogelijk handmatige controles zelf hoeft uit te voeren?

Consistente data

Ook belangrijk is de stap om deze software voor HRM, salaris- en financiële administratie goed te koppelen aan het zorgregistratiesysteem. Hoe past de software van AFAS weer binnen je overige applicaties, feitelijk binnen je gehele applicatielandschap? Ook hierbij moet je heel scherp hebben welke gegevens je bijvoorbeeld van medewerkers in Profit vastlegt en welke in de zorgapplicatie. Welke gegevens wissel je uit? Welke applicatie is de bron van deze gegevens? In bijna elke applicatie kun je gegevens wijzigen, maar dat wil nog niet zeggen dat je dat ook moet willen. Je wilt immers consistente data hebben in je gehele applicatielandschap. Ons uitgangspunt is altijd: registratie aan de bron.

De kracht van eenvoud is derhalve alleen te vinden als je detailkennis hebt van de materie. Want hoe houd je het eenvoudig en waar ligt de kracht? Vraag het de vakman, vraag het ons.

19 december 2018