Begeleiden en helpen zit in ons bloed

Een project loopt vaker niet dan wel volgens planning, elke keer verandert er wel weer iets. We hebben met elkaar niet alles in de hand, ook al willen wervende teksten ons soms van het tegenovergestelde overtuigen. Daarom springen wij op elk moment dat dit gewenst is ook graag bij. Dus ja, wij springen ook op een rijdende trein. Zo hielpen wij GGNet bij de overgang van mijnQuarant (van PinkRoccade) naar USER (van Impulse).

Wat heb jij nodig?

Bij het vaststellen of je klaar bent voor een overgang naar een andere applicatie, is platgeslagen de hoofdvraag die gesteld moet worden: kan de nieuwe applicatie op het moment van de overgang - in al haar benodigde functionaliteiten - voor elke gebruikersgroep werken? Toen wij aanhaakten in het project voor de overgang naar USER zijn we daarom teruggegaan naar de vraag: wat heeft de gebruiker nodig? Op deze behoefte zijn we gaan aansluiten.

Samen doen en hoe doe jij het?

Een begeleidingsteam, bestaande uit mensen van GGNet en Infozorg, was verantwoordelijk voor de begeleiding van de overgang. Daarbij was communicatie een belangrijk hulpmiddel met als hoofdboodschap: we doen het met zijn allen.

Vooraf is duidelijk gecommuniceerd: hoe was het eerst (in mijnQuarant) en hoe werkt het straks (in USER).

Ook is het begeleidingsteam bij teams langsgegaan om op alle niveaus draagvlak te creëren. Tijdens de overgang hebben we algemene nieuwsbrieven verstuurd, aangevuld met op doelgroepen gerichte e-mails. Daarin werd uitgelegd wat de overgang praktisch voor de gebruikers ging betekenen. Heel concreet: dit geldt voor jou, dit moet jij doen.

Praktische hulpmiddelen

Naast een procesplaat voor het gehele behandelproces bij GGNet zijn er snelkaarten gemaakt, die duidelijk maken in welk scherm en met welke knoppen van USER gewerkt moet worden. Dit voor de verschillende onderdelen van het behandelproces en ook van USER. Ook is er een uitgebreid document gemaakt: veelgestelde vragen (FAQ), en vanzelfsprekend de antwoorden op die vragen. Dit wordt nog altijd aangevuld en aangepast aan nieuwe ontwikkelingen. Ook zijn er natuurlijk allerlei werkinstructies opgeleverd, afgestemd op de werkwijze van GGNet voor USER.

Het uur U

Vanaf de start, het uur U, wat altijd een spannend moment is, is het begeleidingsteam bij de locaties langsgegaan om ter plekke te ondersteunen. De handen samen uit de mouwen. Iedereen kon op ieder moment met vragen en opmerkingen bij het begeleidingsteam terecht: er waren voldoende aanspreekbare en betrokken begeleiders. Ook kan elke gebruiker, toen al en nu nog steeds, terugvallen op ‘tips & tricks’ en de meldingenlijst, waarin alle vragen/meldingen opgenomen zijn met antwoorden en eventuele vervolgstappen.

Al doende leert men

De samenwerking en gekozen aanpak voor de begeleiding van de uitrol is, zowel door alle betrokkenen als door ons, als prettig, saamhorig en helpend ervaren. Natuurlijk, alles kan altijd beter, van elke ervaring leer je. Dat geldt ook voor GGNet en ons. Met name de aandacht voor de nazorg, de tijd na het uur U, en het feit dat het begeleidingsteam ervoor gezorgd had dat bij de start iemand aanwezig was werd als een belangrijk pluspunt ervaren. We nemen dit en andere leerpunten natuurlijk mee in toekomstige projecten en delen deze graag met al onze klanten, dus ook met jullie.

Legoblokken

Al deze kennis en ervaring hebben wij weer omgezet in legoblokken. Deze op de GGZ toegespitste legoblokken zullen wij gebruiken bij elk project (grote, kleine of specifieke implementaties) bij GGZ-organisaties. Schroom dus niet om contact met ons op te nemen.